Privacybeleid Manger Cats
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze privacywet gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. Op deze webpagina lees je hoe Manger Cats omgaat met jouw persoonsgegevens.
Over welke persoonsgegevens beschikt Manger Cats?
Omdat je lid bent - of bent geweest - van Manger Cats, bewaren wij algemene persoonsgegevens (naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer) van jou in ons ledenadministratiesysteem. Ook registreren we van onze leden een foto ten behoeve van de digitale ledenpas.
Waarom worden mijn gegevens bewaard?
We bewaren jouw gegevens omdat we die nodig hebben om je aan te melden bij de KNLTB, competities en toernooien te organiseren, je uitnodigingen te sturen voor bijeenkomsten en festiviteiten en contact op te nemen met je als daar aanleiding voor is.
Wie kunnen mijn gegevens inzien?
Jouw persoonsgegevens kunnen worden ingezien door personen die daartoe door het bestuur van Manger Cats gemachtigd zijn, omdat zij een vrijwilligersfunctie bekleden op onze club. Een deelverzameling van de gegevens van actuele leden (naam, telefoonnummer, emailadres) is voor alle leden toegankelijk na ingave van gebruikersnaam en wachtwoord. Wil je niet dat jouw gegevens op deze lijst vermeld worden, geef dit dan duidelijk aan in een e-mail naar [email protected].
Met wie worden mijn gegevens gedeeld?
Jouw persoonsgegevens worden gedeeld met Twinfield en KNLTB.Club, het ledeninformatie- en financiële administratiesysteem van de KNLTB waar Manger Cats mee werkt. Als je lid bent van Manger Cats, worden je gegevens ter beschikking gesteld aan de KNLTB. De systemen van de KNLTB voldoen aan de AVG eisen.
Hoe kan ik mijn gegevens uit jullie bestand laten verwijderen?
Voor actuele leden is het niet mogelijk om hun gegevens uit ons bestand te laten verwijderen. Oud-leden kunnen op verzoek hun gegevens laten verwijderen. Een verzoek tot verwijdering van je gegevens kan per e-mail worden verstuurd aan [email protected].
Welk privacybeleid heeft Manger Cats?
Manger Cats is ervan overtuigd dat een goede bescherming van de gegevens van haar leden, sponsoren en leveranciers van essentieel belang is voor haar activiteiten. Als vereniging hebben wij het AVG-programma "Stichting AVG voor Verenigingen" doorlopen om je gegevens zo zorgvuldig mogelijk te bewaren. Ook hebben wij een fotoprotocol, waarin vastligt hoe we omgaan met het fotograferen op het tennispark, en het plaatsen van foto’s op onze website, in de nieuwsbrief en op sociale media. Met ons privacybeleid streven wij ernaar om je heldere en transparante informatie te geven over de wijze waarop Manger Cats persoonsgegevens verwerkt. Je vindt de Privacy Policy en het fotoprotocol van Manger Cats hieronder.
1. PRIVACY POLICY
Manger Cats hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Manger Cats houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Manger Cats zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van Leden
Persoonsgegevens van leden worden door Manger Cats verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Inning Contributie;
- Aanmelden lid bij KNLTB;
- Communicatie m.b.t. lidmaatschap, nieuws, activiteiten en uitnodigingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is het lid worden of zijn van Manger Cats.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan Manger Cats de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Adres;
- Telefoonnummer;
- E-mail adres;
- Pasfoto (t.b.v. KNLTB pas);
- Ingangsdatum en type lidmaatschap.
Uw persoonsgegevens worden door Manger Cats opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor een periode van maximaal 7 jaar.
Verwerking persoonsgegevens Leveranciers en Sponsoren
Persoonsgegevens van leveranciers en sponsoren worden door Manger Cats verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
- Het uitvoering geven aan of het toekennen van een opdracht.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is een opdracht of sponsorovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan Manger Cats de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Bedrijfsnaam en logo;
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam;
- Geslacht contactpersoon;
- Telefoonnummer
- E-mail adres
- Bankrekeningnummer
- Type overeenkomst (bij sponsoren)
Uw persoonsgegevens worden door Manger Cats opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor een periode van maximaal 7 jaar.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de (financiële) administratie;
- Het verzorgen van competities via de KNLTB.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Manger Cats bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Manger Cats van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Manger Cats
Postbus 96
3970 AB DRIEBERGEN-RIJSENBURG
Email: [email protected]
2. FOTO PROTOCOL
Manger Cats hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit foto protocol willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met het plaatsen van foto’s op onze website en sociale media.
Manger Cats hanteert een fotoprotocol voor het plaatsen van foto’s op de website van Manger Cats, in nieuwsbrieven en voor social media zoals Facebook en Twitter. In dit protocol kunt u de regels lezen, waaraan TV Manger Cats zich houdt als het gaat om foto’s van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen. Pasfoto’s van de leden die zich hebben aangemeld als lid van de vereniging worden volgens de richtlijnen van de KNLTB in KNLTB club opgenomen.
Bestuursleden, begeleiders, trainers en vrijwilligers van de vereniging hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol.
Foto protocol
Gegeven de grondslag gerechtvaardigd belang voor verenigingen, geldt dat tennisverenigingen mogen filmen en foto’s maken bij bijvoorbeeld evenementen en deze plaatsen op de website en sociale media zonder uitdrukkelijke toestemming.
1. Maken van foto en video opnames
1.1. Tijdens alle activiteiten georganiseerd door de vereniging binnen de eigen accommodatie mogen foto- en video opnames gemaakt worden door leden en/of ouders/verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
1.2. Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden zijn tenniswedstrijden, officiële toernooien, competitie, trainingen, en verenigingsactiviteiten zoals toernooien en evenementen
1.3. Op Manger Cats is het niet toegestaan foto’s en of opnames te maken in of om de kleedruimtes.
2. Privacy bij gebruik van opnames
2.1. Manger Cats draagt uitsluitend verantwoordelijkheid voor de foto’s en video’s die geplaatst worden op de website, in nieuwsbrieven, in KNLTB Club en op het Manger Cats Facebook Twitter account.
2.2. Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op de Manger Cats website, in nieuwsbrieven, via ons Facebook of Twitter account, of voor gebruik in KNLTB club wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.
2.3. Door een trainer en/of coach en/of teamcaptain kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach en/of teamcaptain aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen gebruikt worden voor de website.
2.4. In alle andere gevallen van foto- en video opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur.
2.5. Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemen e zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur. Deze personen komen dan op een lijst te staan, waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto’s op de website.
3. Gebruik website & sociale media
3.1. Manger Cats beheert de website www.mangercats.nl, de Facebookpaginahttps://www.facebook.com/manger.cats en Twitter account @mangercats
3.2. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over de tennisvereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden.
3.3. Facebook en Twitter hebben een promotiefunctie en zijn gericht op zowel leden als buitenstaanders.
3.4. Binnen Manger Cats bestaan geen officiële Whatsappgroepen. Het bestuur is niet verantwoordelijk voor wat er binnen Whatsappgroepen gebeurt die de naam Manger Cats dragen of zeggen gerelateerd te zijn aan TV Manger Cats.
3.5. Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website en facebook berust bij TV Manger Cats. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
3.6. Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website, in de nieuwsbrieven en op facebook van TV Manger Cats, als de ouders/lid bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur plaatsen we foto’s met minimaal twee a drie kinderen op een foto.
3.7. Manger Cats plaatst geen foto’s waar mensen raar/gênant op staan. Tenzij hier toestemming voor is gevraagd. Mocht een persoon des ondanks toch vinden dat hij/zij hier beschamend opstaat dan zal deze foto op verzoek worden verwijderd. Het bestuur van Manger Cats is hier verantwoordelijk voor.
3.8 Als iemand problemen heeft met een foto of foto’s dan kan in overleg met deze persoon besloten worden de foto’s te verwijderen.
3.9. Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de eigen TV Manger Cats-website, de nieuwsbrieven en voor de eigen TV Manger Cats Facebook- pagina.
4. Het gebruik van persoonlijke gegevens
4.1. Achternamen worden alleen geplaatst in het kader van nieuws. 4.2. Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd.
5. Sancties
5.1. Indien zich een incident voordoet zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen met de mogelijkheid om dit ook te melden aan betreffende instanties. Betrokken ouders worden direct geïnformeerd.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Foto Protocol nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Manger Cats
Postbus 96
3970 AB DRIEBERGEN-RIJSENBURG
Email: [email protected]
